Το Microsoft Outlook διαθέτει ένα χαρακτηριστικό γνωστό ως Αυτόματες απαντήσεις (Out of Office). Αυτή η δυνατότητα επιτρέπει σε ένα χρήστη να έχει αυτόματα την απάντηση του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όταν βρίσκεται εκτός γραφείου, ανεξάρτητα από το αν ο υπολογιστής σας είναι ενεργοποιημένος ή απενεργοποιημένος. Μπορείτε να βρείτε αυτήν τη δυνατότητα στην καρτέλα Αρχείο (File) στο Microsoft Outlook.

Δυστυχώς, αυτή η λειτουργία απαιτεί να λειτουργεί ο διακομιστής ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας στο Microsoft Exchange για να λειτουργήσει. Εάν ο διακομιστής ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δεν εκτελείται στο Microsoft Exchange, δεν θα μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη λειτουργία Out of Office.

Συμβουλή: Εάν ο λογαριασμός ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δεν χρησιμοποιεί το Microsoft Exchange (δηλ. POP ή IMAP), μπορείτε να προσομοιώσετε τις αυτόματες απαντήσεις χρησιμοποιώντας ένα πρότυπο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του Outlook και κανόνες του Outlook.

Ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα για να ρυθμίσετε το μήνυμα εκτός γραφείου.

1. Στην καρτέλα Αρχείο, κάντε κλικ στην επιλογή Αυτόματες απαντήσεις (εκτός γραφείου) .
2. Στο παράθυρο "Αυτόματες απαντήσεις", επιλέξτε την επιλογή " Αποστολή αυτόματων απαντήσεων ".
3. Αν θέλετε το μήνυμα εκτός γραφείου να αποστέλλεται μόνο για συγκεκριμένο χρονικό διάστημα, επιλέξτε το πλαίσιο " Μόνο αποστολή εντός αυτού του χρονικού εύρους" . Στη συνέχεια, επιλέξτε την ώρα έναρξης και την ώρα λήξης για να σταλεί το μήνυμα εκτός γραφείου.
4. Εισαγάγετε το μήνυμα που θέλετε να στείλετε στο κάτω μισό του παραθύρου Αυτόματων απαντήσεων.
5. Κάντε κλικ στο κουμπί OK για να αποθηκεύσετε τις ρυθμίσεις μηνυμάτων και εκτός γραφείου.

Συμβουλή: Εάν θέλετε να δημιουργήσετε κανόνες για το πώς χειρίζονται ορισμένα μηνύματα ενώ βρίσκεστε εκτός γραφείου, κάντε κλικ στο κουμπί " Κανόνες " στο παράθυρο "Αυτόματες απαντήσεις".